ワークフロー承認
ワークフロー承認は、回答者（C側）と公開者（B側）間で複数ラウンドのやり取りとデータフローを可能にするシステムです。ワークフロー承認を使うと、送信されたフォーム／アンケートのデータを承認システムへルーティングし、条件に応じて異なる協力者にタスクを割り当て、回答者と処理者の双方向コミュニケーションを実現できます。
ワークフロー承認とは
ワークフロー承認では、フォーム／アンケートから送信されたデータを承認システムに流し込みます。本システムでは、条件に応じてタスクを異なる協力者に割り当てることができます。協力者はその後のワークフロー手順を実行したり、フォーム／アンケートの送信に直接返信したりできます。返信後、回答者に通知が届き、会話を継続できます。
この機能は、休暇申請の承認、文書レビューのプロセス、申請処理、複数段階の承認ややり取りが必要なあらゆるワークフローに最適です。
機能へのアクセス
1. アンケート／フォームのデザインページに移動します
2. 左サイドバーの"Workflow Approval"をクリックします
アンケート／フォームの作成
ワークフロー承認は、アンケート／フォームから送信されたデータを起点とします。まず、ビジネス要件に応じてアンケートやフォームを作成してください。フォーム作成に特別な要件はなく、業務要件に基づいて必要な質問タイプを追加すれば十分です。
ワークフロー承認の有効化
アンケート／フォームを作成したら、ワークフロー承認システムを有効にします：
1. "Design Survey" → "Workflow Approval" に移動します
2. 以下の設定を構成します：
構成設定
1. プロジェクト名
プロジェクト名はデフォルトでアンケート／フォーム名になります。編集ボタンをクリックして変更でき、変更後は"Save"をクリックして保存します。
2. 返信方法
業務ニーズに応じて返信方法を選択します：
メールの質問
アンケート内のメール項目を返信方法として選択し、メッセージを介して回答者とやり取りします。
3. リマインダー設定
有効にすると、ノードの協力者がタスクを処理していない場合、指定した時間にシステムがリマインダー通知を送信します。リマインダーの時刻を選択してください - 日次または平日（月〜金）ベースで特定の時間にリマインダーを設定できます
システムは指定した時間にリマインダー通知を送信します。協力者はリマインダーのメッセージをクリックして保留中タスクのページに入り、タスクを処理できます。
4. 回答者用ワークフローホームページ
承認者が承認データを処理して回答者へルートすると、回答者はメール通知を受け取り、クリックして承認結果を確認できます。確認後、詳細な承認結果を閲覧できます。
回答者はアンケートページからワークフローホームページにアクセスして進捗を確認できます。
ノードと協力者の理解
ノード（工程）
シンプルな休暇申請ワークフローでは、社員が休暇申請を提出し、部署マネージャーが承認し、その後人事が確認します。この簡単なワークフローには、社員、部署マネージャー、人事という3つのノードがあります。
ワークフロー承認では：
- アンケート／フォームの回答者 = 社員（このノードは自然に存在し、追加設定は不要です）
- ワークフロー承認の協力者 = 部署マネージャーや人事（ワークフロー内の協力者ロールとして追加・設定が必要です）
協力者（コラボレーター）
各ノードには複数の協力者を設定できます。ノードの協力者はメールで紐付けることができます。設定すると、新しいタスクが発生した際にその協力者にメール通知が届きます。
設定方法：
1. すべてのデータを同じ協力者が処理する場合は、"All Responses"をクリックして協力者を設定します
2. 条件に応じて異なる協力者へルーティングする場合は、質問を選択し、該当する条件に基づいて協力者を選びます
3. 条件分岐が多い場合は、"Batch set Approvers"をクリックしてテキスト入力で協力者を一括インポートすることもできます
CC受信者： 回答者が回答を送信した後、データを指定した受信者にコピーできます。
ワークフローアクション
データを処理する際、ノードの協力者はチケット対応のようにテキストで返信するだけでなく、あらかじめ定義された処理方法を使用できます。
例えば、休暇申請のワークフローでは、"承認"、"却下"、"修正"の3つの処理方法をあらかじめ定義し、申請者が次に何をできるかを設定できます：
- 承認：申請者に通知を行うのみで、申請者の返信は不要
- 却下：申請者に通知し、追加説明のために申請者が返信できるようにする
- 修正：申請者に通知し、申請者が返信して以前に送信したデータを修正できるようにし、修正後に再送信できるようにする
ワークフロープロセスの例
実際の例として、"ワークフロー承認"機能を体現している最も典型的な例は休暇申請プロセスです。申請者と承認者は単一のシステム内で承認プロセスに参加します。そこで、休暇申請プロセスを例に取り、ワークフロー全体を体験・説明します：
管理者インターフェースのスクリーンショットは以下のセクションで示します。実際に送信したデータも随時処理されます。
1. 回答者がフォームを送信して購読する
(1) 社員はリンクから「休暇申請システム」にアクセスし、必要事項を入力して送信します
2. 協力者がメッセージを受け取り処理する
(1) システムは事前定義されたルールに基づいて送信されたデータを異なるノードの協力者へ自動ルーティングします。例えば、ユーザーエクスペリエンスチームからの休暇申請はユーザーエクスペリエンスのチームリーダーに割り当てられます。すべてのリマインダーはメールで送信され、頻度は5分ごとです
(2) ノードの協力者は事前定義されたアクションを使って処理します。例えば、部署マネージャーは「承認」「却下」「修正」のアクションを実行できます。
3. 回答者が閲覧して返信を続ける
(1) 社員はメールで協力者の返信を受け取り、内容を確認します
(2) 社員は返信メッセージに基づいて休暇申請内容を修正し、部署マネージャーへ返信します
4. 協力者が処理を続行する
部署マネージャーは再度休暇申請を受け取り、「承認」として処理します。
適用シナリオ
ワークフロー承認は、以下を含むさまざまなシナリオに適用できます：
- 図書カード申請の書類提出と審査。詳細はこちら
- ユーザーリサーチにおけるNPS調査のネガティブフィードバックのフォローアップと処理
- 企業の管理部門：備品申請／購買システム、備品維持管理システム
- 企業の人事部門：キャンパス採用の電子履歴書収集と面接スケジューリングシステム。詳細はこちら。
- 企業のマーケティング部門：セミナー／記者会見の登録＋承認＋通知システム
- 学校：心理相談室の予約システム
- 飲食業：テーブル予約システム。詳細はこちら。
- メディア：投票イベントの候補者登録資料の審査システム
- 学校や企業：休暇申請承認システム
- 新製品／新機能のベータ版体験予約システム
- 機器貸出の期限自動リマインダーシステム
重要な注意点
- データがワークフロー承認システムに入るには、回答者が送信時にメールの質問を必ず入力する必要があります
- 協力者はタスク通知を受け取るためにメールアドレスを紐付けする必要があります
- タスクが処理されていない場合、指定した時刻にリマインダー通知が送信されます
よくある質問（FAQs）
Q1: ワークフロー承認と通常のフォーム送信の違いは何ですか？
A: 通常のフォーム送信はデータを収集するだけですが、ワークフロー承認は複数段階の承認プロセス、タスクルーティング、協力者の割り当て、回答者と処理者の双方向コミュニケーションを可能にします。
Q2: ワークフローの協力者はどのように設定しますか？
A: 協力者は次の3つの方法で設定できます：1）"All Responses"をクリックしてすべての送信に同じ協力者を割り当てる、2）質問を選択して条件に基づくルーティングで協力者を設定する、または3）"Batch set Approvers"を使ってテキスト入力で協力者を一括インポートする。
Q3: 協力者がタスクを処理しない場合はどうなりますか？
A: リマインダー設定が有効になっている場合、システムは指定した時刻（毎日または平日ベース）に自動でリマインダー通知を送信し、タスクが処理されるまで繰り返します。協力者はリマインダーメッセージをクリックして保留中タスクページにアクセスできます。
Q4: 承認アクションの後に回答者が送信内容を修正できますか？
A: はい。協力者が"修正"アクションを使用した場合、回答者は通知を受け取り、返信して以前に送信したデータを修正し、変更後に再送信できます。
Q5: ワークフローアクションとは何ですか、どのように機能しますか？
A: ワークフローアクションは、協力者がタスクを処理する際に使用する事前定義された処理方法（例：「承認」「却下」「修正」）です。各アクションは、回答者が次に何をできるか（返信が必要か、データを修正できるか、通知のみか）を決定するように構成できます。
Q6: 回答者は自分の送信状況をどうやって追跡しますか？
A: 回答者はアンケートページからワークフローホームページにアクセスして送信の進捗を確認できます。協力者がリクエストを処理した際にはメール通知も届きます。
Q7: 条件ルーティングを使用して異なる送信を異なる協力者に送れますか？
A: はい。アンケートの質問を選択し、回答値に基づいて条件ルーティングを設定できます。例えば、ユーザーエクスペリエンスチームからの休暇申請は自動的にチームリーダーへルーティングできます。
Q8: CC受信者の目的は何ですか？
A: CC受信者は情報共有のために送信データのコピーを受け取ります。送信が行われると通知されますが、データの処理や承認を行う必要はありません。
Q9: ワークフローごとに返信方法をカスタマイズできますか？
A: はい。アンケート内のメール項目を返信方法として選択できます。これにより、メールメッセージを介した回答者と処理者の双方向コミュニケーションが可能になります。
Q10: 保留中のタスクがあるノードや協力者を削除したらどうなりますか？
A: ノードや協力者を削除する前に、すべての保留中タスクを処理または再割り当てすることを推奨します。アクティブなワークフローコンポーネントを削除すると、タスクルーティングや通知の配信に影響する可能性があります。
