ウェイトリストの設定
ウェイトリストの設定と承認プロセスの設定の機能は基本的に同じで、まずフォームを作成して承認プロセスを有効にする必要があります。追加をクリックしてウェイトリストプロセスを開始します。
1. トリガーを設定 ウェイトリスト の回答数を設定します。設定した回答数に達すると、新しい回答データはウェイトリスト プロセスに入ります。
2. トリガーとなる件数条件を設定します。デフォルトのトリガーウェイトリスト 条件は全ての回答ですが、異なる質問を条件として選択してウェイトリスト プロセスを起動することもできます。
3. 承認者を選択 ウェイトリスト の承認者を選択します。ウェイトリストプロセスに入ったデータは、設定した承認者にルートされ承認処理が行われます。
4. ウェイトリストの時間範囲を設定します。設定した時間範囲外の回答にはフォームが閉じている旨の案内が表示されます。
5. ウェイトリストへのエントリー時、ウェイトリスト成功時、またはウェイトリスト失敗時の表示テキストをカスタマイズできます。成功・失敗のいずれの場合も申請者へ通知する必要があります。
よくある質問
Q: SurveyMarsのウェイトリストプロセスとは何ですか？
A: ウェイトリストプロセスとは、最大回答数に達するなどの特定の条件が満たされたときに、回答を自動的に承認者へルーティングするワークフローです。フォームの送信を管理し、適切な承認フローを確保するのに役立ちます。
Q: ウェイトリストプロセスはどのように設定しますか？
A: まずフォームを作成し、承認プロセスを有効にします。その後「ウェイトリストプロセスを追加」をクリックして、トリガー条件、承認者、時間範囲、通知メッセージなどのウェイトリスト設定を行います。
Q: ウェイトリストのトリガー条件とは何ですか？
A: 回答数のトリガーを設定したり、異なる質問を条件として選択したりできます。デフォルトのトリガー条件は全回答ですが、特定の質問の回答や回答数に基づいてカスタマイズできます。
Q: 回答数のトリガーはどう設定しますか？
A: トリガーとなるウェイトリストの回答数を設定します。設定した数に達すると、新しい回答データは自動的にウェイトリストプロセスに入り、承認対象になります。
Q: ウェイトリストの承認者はどう選びますか？
A: 利用可能な担当者からウェイトリストの承認者を選択します。ウェイトリストに入ったデータは設定した承認者にルートされ、承認処理が行われます。
Q: ウェイトリストの時間範囲を設定する目的は？
A: 時間範囲を設定することで、指定した期間外の回答にはフォームが閉じている旨の表示が出ます。これにより、ウェイトリストプロセスを有効にする期間を管理できます。
Q: 通知メッセージはカスタマイズできますか？
A: はい、ウェイトリストへのエントリー時や成功時、失敗時の案内文をカスタマイズできます。成功・失敗いずれの場合も送信者へステータスを通知する必要があります。
Q: 回答がウェイトリストプロセスに入るとどうなりますか？
A: 回答がウェイトリストプロセスに入ると、指定された承認者に自動的にルーティングされ、レビューと承認が行われます。送信者には送信状況に関する適切な通知が届きます。
Q: ウェイトリスト設定は承認プロセス設定とどう違いますか？
A: ウェイトリスト設定と承認プロセス設定は基本的に同じ機能です。どちらもまずフォームを作成して承認プロセスを有効にする必要がありますが、ウェイトリストは特定の上限を超える回答や特定条件を満たす回答を管理する点が異なります。
Q: 異なる質問をトリガー条件として使えますか？
A: はい、ウェイトリストプロセスを起動する条件として異なる質問を選択できます。これにより、どの回答がウェイトリストに入るかをより詳細に制御できます。
